Secrétaire-réceptionniste


Description de tâches 

  • Répondre aux appels, les acheminer et gérer les messages sur le répondeur
  • Accueillir les nouveaux participants et les visiteurs, les diriger ou les référer à la personne appropriée
  • Classer et étiqueter les dossiers de l’entreprise
  • Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau et leur achat
  • Compléter la feuille des présences
  • Effectuer des envois par publipostage
  • Gérer la correspondance
  • Préparer la salle de conférences
  • Effectuer la facturation des clients
  • Rédiger les procès-verbaux de l’entreprise
  • Gérer les réseaux sociaux de l’entreprise
  • Effectuer toutes les autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’accueil et de la réception

Supérieur immédiat

  • Responsable aux opérations

Formation habituellement exigée

  • DEP en secrétariat ou autre formation ou expérience connexe

Habiletés et connaissances visées

  • Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, Antidote, Acomba et Sage 50
  • Connaissance des normes de production et de disposition de documents
  • Excellent français (parlé et écrit) et anglais fonctionnel (parlé et écrit)
  • Connaissance du système de gestion de documents
  • Connaissance des systèmes (consoles téléphoniques, télécopieur, imprimante et photocopieur)
  • Entregent, sens de l’accueil et belle présentation
  • Grande capacité d’adaptation, débrouillardise, sens de l’initiative, polyvalence et capacité de concentration
  • Discrétion, diplomatie et souci de la confidentialité